Fremdsprachenassistenz (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Molekulare Zellbiologie und Genetik (MPI-CBG) in Dresden sucht eine Fremdsprachenassistenz (m/w/d).

Der/die erfolgreiche Kandidat/in wird einem wissenschaftlichen Direktor (und den dazugehörigen Forschungsgruppenleitern) umfassende Sekretariats-/Personalassistenzdienste anbieten, um ein effizientes und effektives Zeit- und Arbeitsmanagement zu gewährleisten. In dieser wichtigen Funktion an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung sind Sie ein professioneller, effizienter und höflicher erste/r Ansprechpartner/in, was ein hohes Maß an Kreativität und Taktgefühl verlangen kann. Die Stelle ist ideal für jemanden, der serviceorientiert ist, auf Details achtet und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügt.

Das MPI-CBG ist ein Institut der renommierten Max-Planck-Gesellschaft, das bahnbrechende biomedizinische Forschung auf dem neuesten Stand der Wissenschaft betreibt. Das Institut beschäftigt rund 500 Mitarbeiter aus mehr als 50 Nationen auf der ganzen Welt. Das Forschungsprogramm des MPI-CBG dreht sich um die wissenschaftliche Frage "Wie bilden Zellen Gewebe?" und bringt Biologen, Chemiker, theoretische Physiker und Informatiker zusammen, um ein dynamisches, interdisziplinäres Arbeitsumfeld zu schaffen.  Das Institut hat seine Forschungsvision vor kurzem erweitert und umfasst nun auch Modelle aus Stammzellen, synthetische Gewebesysteme und organoide Modelle. Das Institut ist bekannt für seine flache Organisationsstruktur, die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Chancengleichheit und die Unterstützung von Familien.

Ihre Aufgaben

• sämtliche Sekretariatsaufgaben für eine Homebase (normalerweise 1 Direktor und bis zu 3 Gruppenleiter)  inkl. Vor- und Nachbereitung von internen Verwaltungsprozessen
• Bearbeitung und Beantwortung schriftlicher Korrespondenz nach Dringlichkeit in deutscher und englischer Sprache bei Wahrung der Vertraulichkeit
• Erstellung von Tagesordnungen und Unterlagen sowie von qualitativ hochwertigen Sitzungsprotokollen und Umsetzung von Maßnahmen nach Anweisungen des Direktors
• Planung und Buchung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen und aller damit verbundenen Logistik
• Planung und Koordination von Veranstaltungen (z.B. Vorlesungen von Gastwissenschaftler/innen, Besuche von Mitarbeiter/innen, Meetings, Seminare, Alumni-Veranstaltungen)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten (u.a. Unterstützung bei der Erstellung von Stellenausschreibungen, Erstverträgen und Vertragsverlängerungen, Onboarding und Offboarding)
• konstante Absprache mit anderen Assistenten der Geschäftsführung in Bezug auf die Arbeitsangelegenheiten, Qualitätsverbesserung und kontinuierliche persönliche Weiterentwicklung
• Beschaffung des Büromaterials, der Ablagesysteme und sonstiger Geräte
• Veranlassung von Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen bei Bedarf

Folgende Fähigkeiten und Erfahrungen sind für uns wichtig

• Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär/in (m/w/d) oder Berufserfahrung in einem vergleichbaren Bereich
• ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (letzteres auf B2-Niveau oder höher)
• eine proaktive Denkweise mit sehr guten Zeitmanagementfähigkeiten und einem strukturierten Arbeitsstil
• Fähigkeit zum Multitasking und zur Prioritätensetzung bei einem vielfältigen und wechselnden Arbeitsaufkommen
• interkulturelle Kompetenz und Organisationstalent
• sehr gute Kenntnisse der Standard-Softwarepakete, insbesondere MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Folgende Eigenschaften wären ebenfalls von Vorteil

• Erfahrung in der Arbeit in einem vergleichbaren Umfeld
• Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme
• ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenorientierung
• Kreativität und Engagement bei der Herangehensweise an Probleme

Wir bieten

• einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz bzw. eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld
• bei Erfüllung der Eingruppierungsvoraussetzungen ist die Eingruppierung bis EG 8 möglich, Entgelt und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) Bund
• Möglichkeiten zur regelmäßigen beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
• einen zunächst auf 2 Jahre befristeten Vertrag mit der Aussicht auf eine Verlängerung, vorbehaltlich der Zustimmung beider Parteien
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (betriebliche Altersvorsorge (VBL), jährliche Sonderzahlung, Zuschuss zum VVO-Jobticket, Gruppenunfallversicherung)
• aktive Maßnahmen zur Förderung des betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Work-Life-Balance
• Möglichkeit für Homeoffice und mobiles Arbeiten nach Vereinbarung

Erste Fragen zu der Stelle können an Brian von Rueden, Head of Human Resources, über Mail gerichtet werden.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung inklusive Motivationsschreiben, CV und relevanten Zeugnissen bis zum 31.05.2024 unter 2024-ExecutiveAssistant-ScientificDirector-6000 über unser Online-Bewerbersystem.

Max-Planck-Institut für Molekulare Zellbiologie und Genetik
Pfotenhauerstraße 108
01307 Dresden, Deutschland

www.mpi-cbg.de

• Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Gleichberechtigung und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Bereichen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Religion, Alter und anderen Komponenten der Identität.
• Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, den Anteil von Frauen in den Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Wir fordern daher Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben.
• Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bestrebt, den Anteil von Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen und fordert daher qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber auf, sich zu bewerben.
• Die Max-Planck-Gesellschaft unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit "berufundfamilie" zertifiziert.
• Wenn Sie eine Bewerbung an das MPI-CBG senden, übermitteln Sie personenbezogene Daten. Bitte lesen Sie unsere Datenschutzerklärung, um zu erfahren, wie wir personenbezogene Daten gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung. Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Informationen in unserem Datenschutzhinweis zur Kenntnis genommen haben.