Kaufmännische Bürokraft/ Teamassistenz (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Infektionsbiologie in Berlin-Mitte ist eines von 85 Forschungs-instituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. und ist weltweit eine der führenden Institutionen für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Infektionskrankheiten.

Zur Unterstützung unseres Verwaltungsteams suchen wir zum baldmöglichsten Eintritt eine

Kaufmännische Bürokraft / Teamassistenz Vollzeit (m/w/d)

Die Stelle ist befristet für zwei Jahre. Die Eingruppierung erfolgt zwischen E4 und E6 nach TVöD Bund.

Die Institutsverwaltung unterstützt die wissenschaftliche Arbeit am Institut grundlegend und mit einer starken Serviceorientierung. Sie sind Teil des Zentralen Sekretariats. 

Ihre Aufgaben

• Unterstützung beim Reisemanagement, d.h. Zuordnen von Belegen, Führen von Übersichten, Vorbereiten der Unterlagen für die Reisekostenabrechnung
• Unterstützung bei der Verwaltung der Seminarräume
• Terminkoordination und Organisation hausinterner Schulungen, Meetings u.ä.
• Büroorganisation inkl. Postbearbeitung, Ablage und Archivierung
• Betreuung von neuen Mitarbeitenden, Gästen und Besuchern
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vergleichbare Qualifikation bzw. die Bereitschaft, sich in die Büroorganisation einzuarbeiten
• Erfahrung im Umgang mit Word und Excel
• Affinität zu digitalen Diensten 
• Lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches Wesen, Teamfähigkeit und serviceorientiertes Arbeiten 
• (eine „gute Seele“)
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und hohes Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Unser Angebot

Wir bieten eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem multikulturell geprägten Umfeld (Arbeitssprache ist vorwiegend Englisch) mit engem Kontakt zu allen wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Bereichen und flexiblen Arbeitszeiten inkl. der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Wir bieten je nach Qualifikation eine Vergütung zwischen der Entgeltgruppe 4 und 6 nach TVöD Bund sowie verschiedene Sozialleistungen und zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder. Ein umfangreiches Angebot zur Weiterbildung, Gesundheitsförderung sowie ein vergünstigtes Jobticket stehen ebenfalls unseren Beschäftigten zur Verfügung.

Ihre Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich bis zum 23.08.2024 ausschließlich online über unser Bewerbungsportal

Auf dieser Website können Sie auch Ihre Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als PDF hochladen.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.