Der Weg zum Wissen: Einführung eines Discovery Systems in fünf Max-Planck-Bibliotheken

Zunehmende Verbreitung von Discovery Systemen

Seit einigen Jahren sind Bibliotheken weltweit bemüht, ihren Nutzern einen schnellen und bedienfreundlichen Zugang zu einer immer größer werdenden Zahl heterogener Informationsressourcen zu bieten. Der Bibliothekskatalog verweist häufig nur auf einen Teil der zugänglichen Ressourcen. Weitere lizenzierte digitale Quellen werden oft getrennt nachgewiesen und müssen separat durchsucht werden. Wunsch der Bibliotheken ist es, dass möglichst viele digitale Ressourcen vom Kunden gemeinsam mit den gedruckten Beständen durchsucht und „entdeckt“ werden können. Um diesen Bedarf zu adressieren, entstanden in den vergangenen Jahren sogenannte Discovery Systeme: leistungsfähige Software, die auf Suchmaschinen-Technologie basiert und verschiedenste Datenquellen in einem gemeinsamen Index verarbeitet. Die Suchergebnisse werden nach Relevanz sortiert und die Benutzeroberfläche bietet zahlreiche Erweiterungs- und Verfeinerungsoptionen des Ergebnisses. Hierzu gehören Suchfilter, Alternativvorschläge für Suchanfragen, Rechtschreibkorrekturen („Meinten Sie?“) und Vorschläge ähnlicher Treffer. Eine spezielle Suchoberfläche für mobile Endgeräte und vielfältige Exportfunktionen in Literaturverwaltungssysteme sind selbstverständliche Bestandteile. Es befinden sich derzeit etliche kommerzielle Produkte mit ähnlichem Funktionsumfang auf dem Markt, doch alternativ gibt es auch gleichwertige Systeme im Open Source Bereich. Mit rund 400 Installationen weltweit und einer sehr aktiven internationalen Entwickler-Community nimmt die Software „VuFind“ unter den Open Source Systemen eine herausragende Stellung ein.

Ausgangslage

Bereits 2008 haben erste Bibliotheken der Max-Planck-Gesellschaft festgestellt, dass der Bibliothekskatalog, der im Rahmen der eingesetzten Bibliothekssoftware zur Verfügung steht, nicht die Suchgeschwindigkeit und Suchunterstützung bietet, die der Wissenschaftler zunehmend von anderen Rechercheinstrumenten gewohnt ist. Auch war die Integration weiterer Ressourcen, wie dem E-Books-Katalog der Max-Planck-Gesellschaft oder von Daten aus dem MPG Repository, nur sehr aufwendig oder gar nicht möglich.

In einem längeren Prozess wurden verschiedene Produkte im Hinblick auf ihre Eignung für eine zentrale MPG-Discovery-Lösung evaluiert - unter anderem auch das Open Source System VuFind. Es stellte sich jedoch heraus, dass eine zentrale, von der Max-Planck-Gesellschaft selbst betriebene Lösung mit entsprechender Personalausstattung in absehbarer Zeit nicht realisierbar sein würde. Dennoch hatten weiterhin etliche Bibliotheken Bedarf, ihren Wissenschaftlern eine zeitgemäßere und komfortablere Suchoberfläche zur Verfügung zu stellen.

Es musste eine Lösung gefunden werden, die alle Möglichkeiten eines Discovery Systems bietet, kein zusätzliches technisches Fachpersonal zur Betreuung erfordert – aber dennoch stabil und äußerst verfügbar ist – und pro Bibliothek nur geringe finanzielle Aufwände verursacht.

Zu diesem Zeitpunkt hatte sich eines der großen Bibliotheksservice-Zentren in Deutschland, die Verbundzentrale Göttingen (VZG), entschlossen, die Software VuFind als gehostetes System in ihr Produkt-Portfolio aufzunehmen, sofern ein geeigneter externer Partner für ein Pilotprojekt gefunden wird. Während eines ersten, hausinternen Projektes mit VuFind zeigte sich die Software äußerst flexibel, stabil und leistungsfähig und man war überzeugt, Kunden auf VuFind-Basis eine sehr wirtschaftliche Discovery-Lösung anbieten zu können.

In ersten Sondierungsgesprächen stellten Vertreter von VZG und MPDL fest, dass sich die jeweiligen Interessen ideal ergänzen und man in einem gemeinsamen Pilotprojekt Möglichkeiten und Grenzen von VuFind ausloten könne.

Pilotprojekt

Im Mai 2011 stellte die VZG ihre möglichen Services rund um VuFind einem Kreis interessierter Max-Planck-Bibliothekare vor. In Folge entschieden sich fünf Bibliotheken, gemeinsam eine Pilotprojektgruppe zu bilden [1]. Die Zusammensetzung war ideal, um vielschichtige Erfahrungen zu sammeln: Alle drei Sektionen der Max-Planck-Gesellschaft waren vertreten, die Bestände der Bibliotheken variierten von 13.000 bis 133.000 Medieneinheiten und es wurden unterschiedliche Konzepte mit dem Einsatz einer Discovery Software verfolgt. Sie reichten von der reinen Ablöse eines wenig bedienfreundlichen Katalogs über die Integration aller gedruckten und digitalen bibliothekarischen Bestände (Bibliothekskatalog, E-Books, elektronische Zeitschriften) bis hin zum fachspezifischen Basis-Sucheinstieg durch die Integration verschiedenster – auch artikelbasierter – Datenquellen. Vier der Bibliotheken entschieden sich für den kompletten Betriebs- und Konfigurationsservice der VZG, wohin gegen ein Bibliotheksteam umfangreiche technische Kenntnisse mitbrachte und sein System gern selbst konfigurieren und anpassen, den technischen Systembetrieb aber dem Anbieter überlassen wollte. Beide Modelle wurden von der VZG unterstützt und konnten während des Pilotprojekts erfolgreich auf ihre Alltagstauglichkeit hin überprüft werden.

Nach dem Kick-off im August 2011 erfolgte der Abschluss eines Rahmenvertrags mit der VZG, dem die Piloten – und künftig nachfolgende Institute – ohne großen administrativen Aufwand beitreten konnten.

Bevor die erste Bibliothek VuFind einführen konnte, musste die Software für den Einsatz an wissenschaftlichen Bibliotheken im deutschsprachigen Raum angepasst werden. Das System stammt aus den USA und ist für dort gebräuchliche Datenformate optimiert. Entsprechend wurden umfangreiche Spezifikationen erstellt und deren Umsetzung bei der VZG beauftragt. Die gemeinschaftlich von der MPDL und den Pilotbibliotheken finanzierten Weiterentwicklungen können von nachfolgenden Instituten kostenlos weiter genutzt werden.

Im August 2012 hat die erste Bibliothek VuFind in ihrem Institut in Betrieb genommen. Die neue Suchoberfläche stieß auf reges Interesse bei den Wissenschaftlern und das bisherige Feedback ist durchweg positiv. Insbesondere die intuitive Bedienung wird immer wieder gelobt. Drei weitere Pilotbibliotheken werden VuFind im Januar 2013 einführen.

Ausblick

Derzeit haben sich bereits drei weitere Institute entschlossen, dem Rahmenvertrag beizutreten und VuFind einzusetzen. Ihre Projektphase wird 2013 beginnen und aufgrund der Erfahrungen und Systemverbesserungen durch das Pilotprojekt erscheint eine Einführung an den drei neuen Instituten noch im Jahr 2013 realistisch.

Parallel zu den neuen Projekten ist es das Ziel, Suchoberfläche und Inhalte weiter zu verbessern und auszubauen. Durch Logfile-Analysen und Wissenschaftler-Befragungen soll zum Beispiel herausgefunden werden, an welchen Stellen die Benutzerführung noch vereinfacht werden kann oder welche Informationen und Suchunterstützungen die Nutzer vermissen. Dank der Open Source Basis von VuFind und der konstruktiven Zusammenarbeit mit der VZG wird es auch künftig möglich sein, die Software kurzfristig an neue Anforderungen anzupassen und somit den Wissenschaftlern ein dauerhaft nützliches Instrument für den Rechercheeinstieg in bibliotheksnahe Informationsressourcen anzubieten.