Assistent*in und Sachbearbeiter*in (m/w/d) für die Verwaltungsleitung

Das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie in Leipzig (MPI EVA) erforscht die Geschichte der Menschheit mittels vergleichender Analysen von Genen, Kulturen, kognitiven Fähigkeiten, Sprachen und sozialen Systemen vergangener und gegenwärtiger menschlicher Populationen sowie von mit dem Menschen eng verwandten Primaten. Die Zusammenführung dieser Forschungsgebiete führt zu neuen Einsichten in die Geschichte, die Vielfalt und die Fähigkeiten des Menschen.

Das Institut vereint derzeit ca. 420 Mitarbeiter*innen und ca. 230 Gäste aus verschiedensten Ländern in sieben wissenschaftlichen Abteilungen, die sich aus interdisziplinären Perspektiven mit der Evolution des Menschen beschäftigen.

Unterstützt wird es dabei von der Verwaltung, deren Leitung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Assistent*in und Sachbearbeiter*in (m/w/d) in Teilzeit (ca. 30 h/Woche).

Ihre Sekretariatsaufgaben

• Sämtliche Organisations- und Koordinationsaufgaben für die Verwaltungsleitung
• Interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Datei-, Dokumenten- und Vertragsverwaltung
• Terminmanagement und -koordination
• Veranstaltungsmanagement
• Reiseplanung und -buchung
• Anfertigung von Protokollen und Berichten

Ihre sachgebietsübergreifenden Aufgaben

• Betreuung des Zeiterfassungssystems
• Betreuung des Online-Reisebuchungssystems (ORBS)
• Redaktionelle Betreuung des Web-Auftrittes der Verwaltung
• Umsetzung des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Koordination und Terminplanung für die Bereiche Betriebsmedizin und Arbeitssicherheit
• Mitarbeit in unserem International Office
• Mitarbeit bei der Betreuung der Wach-, Empfangs- und Reinigungsdienste und sonstiger externer Dienstleister
• Mitarbeit beim Management der Gäste-Apartments
• Weiterverfolgung von Projekten und Maßnahmen der Verwaltungsleitung am Institut

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Fremdsprachensekretärin oder im kaufmännischen bzw. einem tätigkeitsrelevanten Bereich
• Nachweisliche Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit entsprechenden Tätigkeiten im akademischen Umfeld
• Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse (C1) in Wort und Schrift (die Verwaltungssprache ist Deutsch, die Institutssprache ist Englisch)
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und elektronischer Datenverwaltung
• Erfahrung und Sicherheit im Umgang mit aktueller Büro-, Kommunikations- und Veranstaltungstechnik
• Eine ausgeprägte Fähigkeit zur Prioritätensetzung angesichts vielfältiger und abteilungsübergreifender Tätigkeiten
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Empathie sowie ein Bewusstsein für die Bedeutung dieser Schnittstellenfunktion für den administrativen und wissenschaftlichen Bereich unseres Instituts
• Ein als selbstverständlich empfundenes und hohes Maß an Diskretion, Integrität, Höflichkeit und Diplomatie
• Eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise, Gewissenhaftigkeit, Engagement sowie ein wertschätzend-souveränes Auftreten
• Herausragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, hohe Eigenmotivation und Eigeninitiative sowie ein überdurchschnittliches Maß an Zuverlässigkeit

Unser Angebot

• Eine sehr abwechslungsreiche und durch Selbständigkeit und Verantwortung geprägte Tätigkeit in einer der renommiertesten Forschungsinstitutionen weltweit
• Eine vorerst auf zwei Jahre befristete Stelle (eine Entfristung ist vorgesehen)
• Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund)
• Eine zusätzliche Altersversorgung in Anlehnung an den öffentlichen Dienst (VBL)
• Im Rahmen flexibler Arbeitszeiten ist auch mobiles Arbeiten möglich
• Fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV und ein Zuschuss zum Jobticket
• Eine positive Arbeitsatmosphäre und ein engagiertes, aufgeschlossenes Team, das einen vertrauensvollen Umgang miteinander pflegt
• Ausreichend Zeit für eine strukturierte und vertiefte fachliche Einarbeitung durch erfahrene Mitarbeiter*innen

Wir freuen uns auf aussagekräftige Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse, Referenzen) und die Angabe Ihres frühestmöglichen Arbeitsbeginns bei uns, die Sie uns bitte in PDF-Dateiform und ausschließlich über unser Online-Bewerbermanagementsystem via unserer Ausschreibung Jobangebot Assistenz auf der Karriere-Seite bis zum 10. November 2024 zukommen lassen.

Die Max-Planck-Gesellschaft und das Max-Planck-Institut für evolutionäre Anthropologie setzen sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderungen ein und ermutigen diese ausdrücklich, sich zu bewerben. Außerdem sind wir bestrebt, die Vielfalt unserer Beschäftigten in Bereichen zu erhöhen, in denen diese unterrepräsentiert sind, und ermutigen daher ausdrücklich Angehörige unterrepräsentierter Gruppen, sich zu bewerben.