Fremdsprachensekretär (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Biochemie (MPIB) in Martinsried bei München zählt zu den führenden internationalen Forschungseinrichtungen auf den Gebieten der Biochemie, Zell- und Strukturbiologie sowie der biomedizinischen Forschung und ist mit rund 28 wissenschaftlichen Abteilungen und Forschungsgruppen und rund 750 Mitarbeitenden eines der größten Institute der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir baldmöglichst in Teilzeit bei flexibler Arbeitszeitregelung einen engagierten und motivierten Fremdsprachensekretär (m/w/d).

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis wird in Aussicht gestellt.

Sie arbeiten als persönliche*r Assistent*in der Direktorin der Abteilung Zelluläre und molekulare Biophysik und unterstützen ein internationales Team von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in allen administrativen und
nicht-wissenschaftlichen organisatorischen Belangen.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe innerhalb der Abteilung
• Vorbereitung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten
• Unterstützung bei der Abwicklung und Verwaltung von Drittmittelprojekten
• Organisation von Sitzungen, Meetings, Terminen, internen und externen Workshops
• Pflege und Verwaltung elektronischer Daten und Systeme zur Dokumentation und Kommunikation
• Organisation, Planung und Abrechnung von In- und Auslandsreisen
• Ansprechpartner (m/w/d) für die MPIB-Verwaltung in organisatorischen und personellen Angelegenheiten
• Betreuung von ausländischen Gastwissenschaftler*innen
• Einkäufe und Beschaffungen (SAP)

Ihr Profil

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Erfahrung im Bereich Assistenz und im Umgang mit Verwaltungsprozessen
• Exzellente digitale Fähigkeiten und sicherer Umgang mit modernen Bürosoftware- und Datenmanagement-Systemen (Microsoft Office, elektronische Verwaltungsprogramme)
• Offenheit im Umgang mit neuer Technologie / Software und deren Anwendungsmöglichkeiten im Büroalltag, insbesondere im Bereich der KI
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache für die Kommunikation in einem internationalen Forschungsumfeld
• Eigenverantwortliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein lösungsorientierter Umgang mit Herausforderungen
• Serviceorientierte Denk- und Arbeitsweise

Wir bieten

• Krisensichere, perspektivisch unbefristete Stelle am Standort Martinsried
• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einem der größten Institute der
  Max-Planck-Gesellschaft
• Vergütung nach TVöD (Bund) bis Entgeltgruppe 8, inklusive jährlicher Jahressonderzahlung, jährlichen individuellen Leistungsentgelts
• 30 Tage Urlaubsanspruch bei einer Fünftagewoche, zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
  (24.12. und 31.12.)
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen und andere übliche Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund)
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch institutseigene Kinderbetreuungsmöglichkeiten und Kooperation mit einem Familienservice
• Eigene Cafeteria / Kantine
• Aktives betriebliches Gesundheitsmanagement und Sportangebote (u. a. Boulderwand, Tennisplätze, Firmenfitness über EGYM Wellpass)
• Zuschuss zum Jobticket

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte bewerben Sie sich bis zum 20.12.2024 mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen über unser Online-Bewerbungsmanagement.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

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Für weitere Informationen besuchen Sie bitte unsere Homepage unter www.biochem.mpg.de.